Kebijakan Privasi

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh layanan WowPos: aplikasi kasir untuk iPhone dan Android, dashboard WowPos Web, server WowPos Cloud yang menyimpan dan menyinkronkan data keduanya, serta situs ini. Semuanya memakai satu akun WowPos.

Kebijakan ini disusun mengikuti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (“UU PDP”) dan peraturan pelaksananya. Istilah seperti data pribadi, pengendali data pribadi, prosesor data pribadi, dan subjek data pribadi dipakai dengan arti yang sama seperti di UU PDP. Dengan mendaftar atau memakai WowPos, Anda menyatakan telah membaca kebijakan ini bersama Syarat & Ketentuan.

PT Arkanova Cipta Inovasi (“kami”) mengelola WowPos dan menjadi pengendali data pribadi untuk data akun, keamanan, langganan, dan tagihan, yaitu data yang kami perlukan untuk menjalankan layanan dan berhubungan langsung dengan Anda.

Untuk data yang Anda catat tentang orang lain saat menjalankan usaha, misalnya nama dan nomor HP pelanggan, kasbon, atau nama kasir, pengendalinya adalah usaha Anda. Kami memproses data itu atas nama Anda sebagai prosesor data pribadi: menyimpan, menyinkronkan, dan menampilkannya di laporan Anda, dan tidak memakainya untuk keperluan kami sendiri.

Artinya, sebagai pemilik usaha Anda bertanggung jawab memberi tahu pelanggan dan karyawan bahwa datanya dicatat, dan memastikan ada dasar yang sah untuk mencatatnya.

Kami hanya mengumpulkan data yang dipakai layanan. Rinciannya di bawah ini sesuai dengan data yang benar-benar disimpan WowPos.

Akun WowPos

• Nama, alamat surel, dan nomor HP bila Anda mengisinya.
• Kata sandi, yang tidak pernah disimpan dalam bentuk aslinya; yang tersimpan hanya hash-nya (lihat Keamanan data).
• Status verifikasi surel, waktu masuk terakhir, serta peran Anda di setiap usaha (pemilik, kepala outlet, atau akuntan) dan outlet yang boleh Anda buka.
• Undangan tim: alamat surel orang yang Anda undang, perannya, dan outlet yang diberikan.

Masuk dengan Google, Apple, atau Facebook

Bila Anda memilih masuk lewat salah satu penyedia itu, kami menerima nomor pengenal akun Anda di penyedia tersebut, alamat surel, dan nama, sesuai izin yang Anda setujui di halaman penyedia (Google: openid email profile; Apple: name email; Facebook: email public_profile). Apple dapat memberi alamat surel relai pribadi sebagai pengganti alamat asli Anda. Kami tidak pernah menerima kata sandi akun penyedia tersebut.

Data usaha dan outlet

• Nama dan jenis usaha, zona waktu, dan mata uang.
• Nama, alamat, dan nomor telepon outlet, serta pengaturan kasir per outlet: pajak, diskon, kasbon, dan cara bayar di depan atau belakangan.
• Katalog: kategori dan produk, termasuk nama, harga jual, harga pokok, dan barcode.

Transaksi dan catatan keuangan

• Penjualan: nomor transaksi, waktu, nama kasir, jenis pesanan, nomor meja, nama pelanggan atau member, barang dan jumlahnya, harga, diskon, pajak, total, cara bayar, uang diterima, dan kembalian.
• Untuk pembayaran kartu, hanya kode persetujuan dan empat digit terakhir kartu, itu pun bila kasir mengisinya. Nomor kartu lengkap, masa berlaku, dan CVV tidak pernah diminta atau disimpan.
• Pembatalan transaksi: siapa yang membatalkan, siapa yang menyetujui, dan alasannya.
• Shift kasir: kas awal, penjualan tunai dan nontunai, kas yang dihitung, selisihnya, dan catatan.
• Kasbon dan cicilannya, biaya operasional, pembelian (nama pemasok, nomor faktur, barang, dan nilainya), serta akun, jurnal, dan periode akuntansi yang disusun dari catatan tersebut.

Pelanggan, member, dan kasir

• Pelanggan dan member yang Anda daftarkan: nama, nomor HP, tanggal bergabung, dan riwayat kasbonnya.
• Kasir di aplikasi: nama, peran (admin atau kasir), dan PIN. PIN tidak pernah dikirim ke server; yang tersimpan hanya hash PIN beserta garamnya, supaya HP lain di outlet yang sama tetap bisa memeriksa PIN saat offline.

HP kasir

• Nomor pengenal perangkat yang dibuat aplikasi saat pertama dipasang, nama HP, sistem operasi (iOS atau Android), dan versi aplikasi.
• Waktu sinkron dan kabar hidup terakhir, serta jumlah catatan yang masih menunggu dikirim. Saat online, aplikasi mengirim kabar hidup sekitar lima menit sekali untuk menerima kabar versi terbaru serta iklan dan informasi.

Langganan dan tagihan

• Paket, siklus tagihan (bulanan atau tahunan), harga per outlet, jumlah outlet, nomor dan periode tagihan, jatuh tempo, status, serta cara dan rujukan pembayaran, misalnya nomor referensi transfer.
• Permintaan upgrade dan catatan yang Anda tulis di dalamnya.
• Kami tidak menyimpan nomor rekening atau kartu Anda. Selama gerbang pembayaran belum tersambung, pembayaran dilakukan lewat transfer ke rekening yang tercantum di tagihan.

Keamanan dan jejak audit

• Sesi masuk web: token sesi (hanya hash-nya), masa berlaku, dan waktu terakhir aktif.
• Percobaan masuk yang gagal, dihitung per alamat surel dan per alamat IP, untuk mengunci sementara setelah terlalu banyak percobaan.
• Token verifikasi surel dan atur ulang kata sandi, kode pasangan HP kasir, dan proses masuk lewat penyedia; semuanya berumur pendek.
• Jejak audit: siapa mengubah apa dan kapan di usaha Anda, termasuk nilai sebelum dan sesudahnya, ekspor data, dan setiap kali tim WowPos membuka dashboard usaha Anda.

Iklan dan informasi

Saat iklan atau informasi WowPos tampil, diklik, atau ditutup, kami mencatat kejadian itu beserta waktunya, akun, HP, atau usaha yang melihatnya, dan sesi masuk web tempat iklan itu tampil. Rinciannya ada di bagian Iklan dan informasi.

Log teknis

Seperti layanan internet pada umumnya, server dan penyedia infrastruktur kami dapat mencatat log teknis, misalnya alamat IP, waktu permintaan, alamat halaman, dan jenis peramban atau aplikasi, untuk menjaga keamanan dan menyelidiki gangguan.

• Aplikasi kasir menyimpan data kerjanya di basis data lokal (SQLite) di HP: katalog, transaksi, shift, kasbon, pelanggan, dan kasir. Karena itulah penjualan tetap jalan tanpa internet.
• Begitu HP tersambung, catatan baru dikirim ke WowPos Cloud, dan perubahan dari web atau HP lain ditarik ke HP. Catatan yang belum terkirim hanya ada di HP itu; menghapus aplikasi sebelum sinkron selesai dapat menghilangkannya.
• Token perangkat untuk menyetor data disimpan di Keychain (iOS) atau Keystore (Android), bukan di penyimpanan biasa, dan server hanya menyimpan hash-nya.
• Kamera dipakai hanya saat Anda memindai barcode atau memotret produk, dan galeri hanya saat Anda memilih foto produk. Foto produk disimpan di HP dan tidak dikirim ke WowPos Cloud.
• HP yang hilang dapat dicabut dari WowPos Web. Pencabutan menghentikan sinkronisasi, tetapi tidak menghapus data yang sudah ada di HP tersebut.

WowPos hanya memakai cookie milik sendiri yang diperlukan agar layanan berfungsi. Tidak ada cookie analitik, cookie iklan, atau pelacak pihak ketiga, sehingga tidak ada yang perlu Anda setujui atau tolak di luar yang tercantum di sini.

• wowpos_session

  Menjaga Anda tetap masuk di WowPos Web. Isinya token acak; server hanya menyimpan hash-nya.

  Masa berlaku: 12 jam sejak Anda masuk; sesudah itu Anda perlu masuk lagi. Dihapus saat Anda keluar.

• wowpos_tenant

  Mengingat usaha yang sedang Anda buka, bila akun Anda terhubung ke lebih dari satu usaha.

  Masa berlaku: 1 tahun. Isinya hanya pilihan usaha, dan selalu diperiksa ulang terhadap keanggotaan akun Anda.

• wowpos_oauth

  Mengikat proses masuk lewat Google, Apple, atau Facebook ke peramban Anda, supaya proses itu tidak bisa dipalsukan dari situs lain.

  Masa berlaku: 10 menit, dihapus begitu proses masuk selesai.

Semua cookie di atas bersifat HttpOnly (tidak bisa dibaca skrip halaman) dan dikirim hanya lewat koneksi aman (Secure) di lingkungan produksi. Cookie memakai SameSite=Lax, kecuali wowpos_oauth saat masuk dengan Apple, yang memakai SameSite=None karena Apple mengembalikan Anda lewat permintaan dari situsnya.

WowPos Web juga menyimpan beberapa preferensi di penyimpanan lokal peramban (localStorage), misalnya menu samping yang dilipat, laporan favorit, dan draf pembelian yang belum disimpan. Data ini tetap di peramban Anda dan bisa dihapus lewat pengaturan peramban.

• Membuat dan mengamankan akun, memverifikasi alamat surel, dan memulihkan akses.
• Menjalankan kasir, menyinkronkan data antara HP dan WowPos Cloud, dan menyusun laporan penjualan, laba, dan laporan keuangan untuk Anda.
• Mengelola paket, uji coba, tagihan, masa tenggang, dan isolir layanan web.
• Mengirim surel yang berkaitan dengan layanan, misalnya verifikasi, atur ulang kata sandi, dan undangan tim.
• Menampilkan iklan dan informasi WowPos yang sesuai dengan paket usaha Anda, dan menghitung berapa kali tampil dan diklik.
• Memberi bantuan dan mengelola layanan: tim pengelola WowPos dapat melihat ringkasan data usaha Anda di panel pengelola dan membuka dashboard usaha Anda untuk memeriksa masalah (lihat Berbagi data dengan pihak lain).
• Menjaga keamanan: mencegah penyalahgunaan, membatasi percobaan masuk, menyelidiki gangguan, dan memberi tahu versi aplikasi terbaru.
• Memenuhi kewajiban hukum.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menyewakannya, dan tidak memakainya untuk membuat profil iklan.

Sesuai Pasal 20 UU PDP, setiap pemrosesan data di WowPos punya dasar yang sah:

• Pemenuhan perjanjian. Sebagian besar pemrosesan diperlukan untuk menjalankan layanan yang Anda setujui saat mendaftar, sesuai Syarat & Ketentuan.
• Persetujuan. Misalnya saat Anda memilih masuk lewat Google, Apple, atau Facebook, atau memberi izin kamera di HP. Persetujuan bisa Anda tarik kapan saja.
• Kewajiban hukum. Misalnya menyimpan catatan tagihan dan menanggapi permintaan resmi dari lembaga yang berwenang.
• Kepentingan yang sah. Menjaga keamanan layanan, mencegah penipuan, mencatat jejak audit, dan memberi tahu fitur atau produk yang relevan dengan paket Anda, dengan tetap memperhatikan hak dan kepentingan Anda.

WowPos menampilkan konten berlabel “Iklan” atau “Info” di dua tempat: jendela sesudah masuk ke dashboard web, dan kartu di aplikasi kasir (di bawah struk, di atas laporan, dan di Pengaturan) yang terutama ditujukan untuk paket Gratis. Isinya dibuat dan diterbitkan oleh WowPos sendiri, misalnya informasi layanan, fitur baru, atau penawaran produk.

• Sasarannya ditentukan dari paket usaha dan status uji coba, bukan dari riwayat penjelajahan atau data pelanggan Anda.
• Yang dicatat hanya kejadian tampil, klik, dan tutup, beserta waktunya, akun, HP, atau usaha yang bersangkutan, dan sesi masuk web tempat iklan itu tampil, supaya frekuensinya bisa diatur (misalnya sekali setiap masuk atau sekali sehari) dan jumlah tampil serta kliknya bisa dihitung.
• Tidak ada jaringan iklan pihak ketiga, tidak ada pelacakan lintas situs, dan data usaha Anda tidak dipakai untuk menargetkan iklan.
• Di aplikasi kasir, iklan tidak pernah tampil di layar pesanan dan pembayaran, tidak menghalangi penjualan, dan selalu bisa ditutup.
• Gambar iklan dimuat dari alamat gambar yang ditetapkan WowPos. Seperti gambar mana pun di internet, server gambar itu dapat melihat alamat IP dan jenis peramban atau HP yang memintanya, tetapi tidak menerima data akun atau data usaha Anda. Tombol di dalam iklan bisa membawa Anda ke situs lain yang punya kebijakan privasinya sendiri.

Kami hanya membagikan data sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan:

• Penyedia infrastruktur (server, basis data, dan jaringan) yang menjalankan WowPos Cloud dan WowPos Web atas nama kami.
• Penyedia pengiriman surel, untuk mengirim surel verifikasi, atur ulang kata sandi, dan undangan. Yang mereka terima hanya alamat tujuan dan isi surel tersebut.
• Google, Apple, atau Facebook, hanya bila Anda memilih masuk lewat mereka. Proses masuk berlangsung di halaman mereka dan tunduk pada kebijakan privasi masing-masing.
• App Store dan Google Play, yang menyalurkan aplikasi kasir dan dapat mengumpulkan data sesuai kebijakan mereka sendiri.
• Lembaga yang berwenang, bila diwajibkan peraturan perundang-undangan atau perintah pengadilan.
• Pihak yang mengambil alih atau bergabung dengan usaha kami. Mereka tetap terikat kebijakan ini, dan Anda akan diberi tahu sebelum data berpindah pengendali.

Penyedia yang memproses data atas nama kami hanya boleh memakainya untuk keperluan tersebut. Di dalam usaha Anda sendiri, data dapat dilihat oleh anggota tim sesuai peran dan outlet yang Anda berikan. Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi kepada siapa pun.

Di pihak kami, tim pengelola WowPos dapat melihat ringkasan data usaha Anda di panel pengelola untuk dukungan, penagihan, dan keamanan: anggota tim, outlet, HP kasir, produk, kasir, pelanggan beserta nomor HP-nya, transaksi terbaru, tagihan, dan jejak audit. Tim juga dapat membuka dashboard usaha Anda untuk membantu. Setiap pembukaan dashboard tercatat di jejak audit usaha Anda; melihat ringkasan di panel pengelola saat ini tidak tercatat di sana.

Penyedia infrastruktur, pengiriman surel, dan layanan masuk yang kami gunakan dapat menyimpan atau memproses data di luar wilayah Indonesia. Bila itu terjadi, sesuai Pasal 56 UU PDP kami memastikan negara atau penerimanya memiliki tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi daripada UU PDP, atau ada pelindungan yang memadai dan mengikat. Bila keduanya tidak terpenuhi, transfer hanya dilakukan dengan persetujuan Anda.

• Data akun disimpan selama akun Anda aktif.
• Data usaha, transaksi, dan laporan disimpan selama usaha Anda terdaftar di WowPos, termasuk saat uji coba berakhir, saat paket turun ke Gratis, atau saat layanan web diisolir. Berhenti berlangganan tidak menghapus data.
• Transaksi, pembatalan, dan jejak audit hanya bisa ditambah, tidak diubah atau dihapus, supaya catatan keuangan tetap utuh dan bisa diperiksa. Tagihan yang salah terbit dibatalkan, bukan dihapus.
• Sesi web berlaku 12 jam sejak Anda masuk, lalu Anda perlu masuk lagi; sesi dihapus saat Anda keluar, dan semua sesi dicabut saat kata sandi diatur ulang. Tautan verifikasi surel berlaku 24 jam, tautan atur ulang kata sandi 1 jam dan sekali pakai, kode pasangan HP kasir 15 menit, undangan tim 7 hari, dan proses masuk lewat penyedia 10 menit.
• Penguncian karena percobaan masuk yang gagal berlaku 15 menit.
• Bila Anda meminta akun atau usaha dihapus, kami menghapus atau menganonimkan datanya dalam waktu yang wajar, kecuali data yang wajib kami simpan menurut peraturan perundang-undangan, misalnya catatan tagihan, atau yang diperlukan untuk menyelesaikan sengketa. Data yang masih tersimpan di HP kasir tetap ada di HP itu sampai aplikasinya dihapus.

• Kata sandi disimpan sebagai hash scrypt dengan garam acak untuk setiap kata sandi, bukan dalam bentuk aslinya. Kata sandi minimal 10 karakter, dan sandi yang paling sering bocor ditolak.
• Token sesi, token perangkat, tautan verifikasi dan atur ulang kata sandi, undangan, dan tanda proses masuk lewat penyedia disimpan hanya sebagai hash SHA-256. Bila basis data bocor, isinya tidak bisa dipakai untuk masuk sebagai siapa pun.
• PIN kasir hanya tersimpan sebagai hash dengan garam dan tidak pernah dikirim ke server dalam bentuk aslinya.
• Lima kali gagal masuk mengunci percobaan berikutnya selama 15 menit, dihitung terpisah per alamat surel dan per alamat IP.
• Cookie sesi bersifat HttpOnly dan SameSite. Di lingkungan produksi seluruh lalu lintas dikirim lewat HTTPS dengan cookie Secure.
• Token perangkat di HP disimpan di Keychain atau Keystore, dan HP yang hilang dapat dicabut.
• Akses di dalam usaha dibatasi peran dan outlet. Ekspor data, perubahan penting, dan setiap kali tim WowPos membuka dashboard usaha Anda tercatat di jejak audit yang tidak bisa dihapus siapa pun. Panel pengelola WowPos hanya bisa dibuka akun pengelola platform.

Tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberi tahu Anda dan lembaga yang berwenang secara tertulis paling lambat 3 × 24 jam, sesuai Pasal 46 UU PDP, berisi data yang terungkap, kapan dan bagaimana kejadiannya, serta upaya penanganan dan pemulihannya.

Sesuai UU PDP, Anda berhak untuk:

• mendapat informasi tentang identitas pengendali, dasar, tujuan, dan penggunaan data pribadi Anda, sebagaimana diuraikan di halaman ini;
• mengakses dan memperoleh salinan data pribadi Anda;
• memperbaiki data yang keliru atau tidak lengkap; sebagian data bisa Anda ubah sendiri di WowPos Web dan aplikasi, dan kata sandi bisa diatur ulang lewat “Lupa kata sandi”;
• meminta penghapusan atau pemusnahan data pribadi Anda, dan mengakhiri pemrosesannya;
• menarik kembali persetujuan, misalnya mencabut akses WowPos di pengaturan akun Google, Apple, atau Facebook, atau mencabut izin kamera di HP;
• mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis; isolir otomatis layanan web mengikuti aturan tagihan di Syarat & Ketentuan dan dapat Anda tanyakan kepada kami;
• menunda atau membatasi pemrosesan secara sebanding dengan tujuannya;
• mendapatkan data pribadi Anda dalam bentuk yang lazim dibaca komputer (portabilitas); pengguna WowPos Web yang berhak dapat mengekspor daftar transaksi dan jurnal sebagai berkas CSV, dan data lainnya dapat diminta lewat kontak di bawah;
• menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda, sesuai peraturan perundang-undangan.

Untuk memakai hak tersebut, hubungi kami lewat kontak di bagian akhir. Kami memastikan permintaan benar datang dari pemilik akun sebelum menjalankannya, dan menanggapinya dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP. Sebagian permintaan dapat dibatasi oleh kewajiban hukum, misalnya catatan tagihan yang wajib disimpan.

Pelanggan, member, atau kasir sebuah usaha sebaiknya menghubungi usaha tersebut lebih dulu, karena usaha itulah pengendali datanya. Permintaan yang sampai kepada kami akan kami teruskan kepada usaha yang bersangkutan.

Akun WowPos ditujukan untuk pemilik dan pengelola usaha, bukan untuk anak, dan kami tidak dengan sengaja membuat akun untuk anak. Bila usaha Anda mencatat data anak, misalnya sebagai member, pemrosesannya wajib mendapat persetujuan orang tua atau wali anak tersebut sesuai Pasal 25 UU PDP. Bila Anda mengetahui ada akun WowPos milik anak, hubungi kami agar dapat kami tangani.

Kami dapat memperbarui kebijakan ini bila layanan, data yang dikumpulkan, atau peraturan berubah. Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas menunjukkan versi yang berlaku. Perubahan penting akan kami beritahukan lewat WowPos Web, aplikasi kasir, atau surel sebelum berlaku.

Pertanyaan, permintaan atas hak Anda, atau laporan dugaan kebocoran data dapat disampaikan kepada:

Bila Anda merasa tanggapan kami belum memadai, Anda juga dapat menyampaikan pengaduan kepada lembaga penyelenggara pelindungan data pribadi sesuai UU PDP.